Automatyzacja procesów biznesowych w przedsiębiorstwie

Wciąż można spotkać przedsiębiorców kurczowo trzymających się opinii, że oni wiedzą już wszystko i mają wszystko co pozwoli im skutecznie rozwijać biznes. Ale czy na pewno?

Papierowy czy elektroniczny dziennik korespondencyjny?

Bardzo często w polskich firmach wciąż działa papierowy dziennik korespondencji, który zapewne ma swoje plusy a kiedyś był niezbędnym narzędziem każdego sekretariatu. Jednak w dzisiejszych czasach i przy zwiększającej się liczbie elektronicznych dokumentów dziennik taki przestaje być wygodny. Kolejną sprawą jest to, że nawet jeśli zarejestrujemy w dzienniku informację o tym, że przyszło jakieś pismo, nie mamy pojęcia co się z tym dokumentem dzieje. Inaczej sytuacja wygląda w chwili gdy w firmie wprowadzimy elektroniczny dziennik i uruchomimy dodatkowo procedury elektronicznego obiegu dokumentów. W takim przypadku firma zyska naprawdę bardzo wiele. Po pierwsze rejestrując dokument w formie elektronicznej możemy go jednoczenie zarchiwizować, jak również przekazać do osoby a nawet osób które będą odpowiedzialne za ten dokument. Idąc dalej, dokument który zostanie wprowadzony i przekazany w formie elektronicznej może być śledzony – możemy np. sprawdzić czy ktoś się z danym dokumentem zapoznał, czy zostały poczynione jakieś działania np. dodane uwagi do dokumentu, zostały utworzone zadania itd. System taki może wpierać nie tylko duże firmy. Wbrew pozorom nawet niewielkie firmy zyskują bardzo wiele wprowadzając taką formę zarządzania dokumentami.

Elektroniczna teczka pracownicza – papierowa czy elektroniczna?

Od 1 stycznia 2019 roku polscy przedsiębiorcy mogą prowadzić akta pracownicze w formie elektronicznej. Jest to ogromne ułatwienie ponieważ dokumentację o pracowniku możemy przechowywać w specjalnie przygotowanych do tego programach. Do tej pory każdy pracodawca który zatrudniał pracownika musiał zakładać mu teczkę i prowadzić ją w odpowiedni sposób. W teczce takiej znajdywała się cała historia zatrudnienia począwszy od 1 dnia pojawienia się w firmie. Czy CV pracownika, historia pracy w poprzednich firmach, informacje od lekarza pracy itd.
Następnie do teczki dodawano informacje dotyczące pracy w danej firmie czyli historia pracy – awanse, szkolenia itd.
Prowadzenie takich teczek w formie papierowej jest uciążliwe, ponieważ przez lata nagromadzić się może naprawdę spora ilość dokumentów. W większych zakładach pracy problem ma skalę kilku a nawet kilkunastu hal przeznaczonych specjalnie pod archiwa – koszty utrzymania czegoś takiego są naprawdę ogromne. Dzięki możliwości skorzystania z nowej ustawy przedsiębiorcy mogę zapewnić lepszą kontrolę nad dokumentami i zaoszczędzić miejsce oraz papier.

Tematów związanych z informatyzacją jest bardzo wiele. Rynek rozwija się dynamicznie i coś co 2 lata temu miało rację bytu obecnie jest po prostu nieaktualne. Aby być na bieżąco z tego typu tematami warto jest śledzić branżowe portale informacyjne.

www.aobiznes.pl