Dokumentacja pracownicza i akta osobowe pracowników
Prowadzenie akt osobowych pracowników to obowiązek nałożony na pracodawcę przez przepisy Kodeksu pracy. Zgodnie z art. 94 pkt 9a, pracodawca ma obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników w formie papierowej lub elektronicznej.
W niniejszym artykule omówimy, co powinno znajdować się w dokumentacji pracowniczej, w jaki sposób należy ją prowadzić, przez jaki okres przechowywać oraz jakie zasady obowiązują przy tworzeniu elektronicznych akt osobowych.
Zasady prowadzenia akt osobowych pracowników
Każdy pracownik powinien mieć założone oddzielne akta osobowe, a dokumenty w nich zawarte powinny być uporządkowane chronologicznie oraz ponumerowane. Przed każdą częścią akt osobowych należy umieścić spis dokumentów lub oświadczeń w niej zawartych. Akta osobowe dzielą się na cztery części: A, B, C i D.
Dokumentacja osobowa to kluczowy aspekt pracy w dziale kadr, dlatego warto dbać o bieżącą znajomość przepisów z nią związanych. W tym celu doskonałym wsparciem mogą być szkolenia z teczki osobowej pracownika.
Czym są poszczególne części akt osobowych?
Część A – Dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie
W tej części znajdują się dokumenty i oświadczenia dostarczone przez osobę ubiegającą się o pracę, w tym:
-
Wypełniony kwestionariusz osobowy dla kandydata;
-
Świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia lub inne dokumenty potwierdzające dotychczasowe doświadczenie zawodowe;
-
Dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe i wykształcenie;
-
Skierowanie na badania lekarskie oraz orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku;
-
Inne dokumenty wymagane przez przepisy prawa.
Opcjonalnie kandydat może dostarczyć dodatkowe dokumenty, takie jak certyfikaty, dyplomy czy świadectwa ukończenia szkoleń.
Część B – Dokumenty dotyczące zatrudnienia i przebiegu pracy
W części tej gromadzone są dokumenty związane z zawarciem umowy o pracę i przebiegiem zatrudnienia, w tym:
-
Potwierdzenie zapoznania się z regulaminem pracy, zasadami BHP oraz innymi przepisami wewnętrznymi;
-
Zaświadczenie o ukończeniu szkolenia BHP;
-
Oświadczenia dotyczące korzystania z uprawnień rodzicielskich lub opiekuńczych;
-
Dokumenty dotyczące urlopów (macierzyńskich, wychowawczych, rodzicielskich itp.);
-
Umowy o zakazie konkurencji w trakcie trwania stosunku pracy;
-
Dokumenty związane z nagrodami, podnoszeniem kwalifikacji zawodowych czy powierzeniem mienia.
Część C – Dokumenty związane z rozwiązaniem stosunku pracy
W tej części przechowuje się dokumenty dotyczące zakończenia współpracy z pracownikiem, takie jak:
-
Oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę;
-
Kopia świadectwa pracy wydanego pracownikowi;
-
Potwierdzenie zajęcia wynagrodzenia w wyniku postępowania egzekucyjnego;
-
Umowy o zakazie konkurencji po zakończeniu stosunku pracy (jeśli zostały zawarte);
-
Dokumenty dotyczące ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.
Część D – Dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej
W tej części znajdują się dokumenty związane z odpowiedzialnością porządkową pracownika, takie jak:
Elektroniczna forma akt osobowych
Obecnie przepisy pozwalają na prowadzenie akt osobowych w formie elektronicznej, co dawniej było jedynie opcjonalnym dodatkiem. Pracodawca może wybrać formę prowadzenia dokumentacji – papierową, elektroniczną lub mieszaną. Ważne, aby oprogramowanie wykorzystywane do prowadzenia dokumentacji elektronicznej spełniało wymagania określone w przepisach prawa.
Przechowywanie akt osobowych
Akta osobowe powinny być przechowywane w miejscu zapewniającym ich ochronę przed zniszczeniem, uszkodzeniem czy dostępem osób nieupoważnionych. Dokumenty w wersji papierowej powinny być przechowywane w warunkach odpowiedniej wilgotności i temperatury.
Okres przechowywania akt osobowych
Od 2019 roku okres przechowywania akt osobowych wynosi 10 lat od zakończenia stosunku pracy. Dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 roku okres przechowywania dokumentacji wynosi nadal 50 lat. Pracodawcy muszą pamiętać o dostosowaniu się do tych wymogów, aby uniknąć kar finansowych za nieprzestrzeganie przepisów.
Bądź na bieżąco przepisami – zapisz się na szkolenie w Centrum Verte!
Pracując w kadrach, musisz być na bieżąco z przepisami dotyczącymi akt osobowych, które zmieniają się z czasem. Centrum Verte oferuje specjalistyczne szkolenia z dokumentacji pracowniczej, które pomogą Ci zrozumieć i stosować aktualne przepisy w praktyce. To nie tylko szansa na rozwój zawodowy, ale też gwarancja, że dokumentacja kadrowa Twojej firmy będzie zawsze zgodna z wymogami prawa.
Podsumowanie
Prawidłowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej i akt osobowych jest kluczowym obowiązkiem każdego pracodawcy. Zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, dokumentacja ta musi być odpowiednio uporządkowana, chroniona i przechowywana przez wymagany okres. Niewywiązanie się z tego obowiązku może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi oraz finansowymi. Dlatego bądź na bieżąco i zapisz się na szkolenia z akt osobowych.
|
|