Monitoring w pracy: Czy Twój szef może Cię śledzić? Wszystko, co musisz wiedzieć

Monitoring wizyjny to coraz częstszy element rzeczywistości w miejscu pracy. Choć dla niektórych może kojarzyć się z nadmierną inwigilacją, to jednak jego prawidłowe i zgodne z przepisami stosowanie jest kluczowe dla zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony mienia. Przepisy prawa ściśle regulują, kiedy i w jakich okolicznościach pracodawca może zainstalować kamery w miejscu pracy. Dlatego warto przyjrzeć się temu tematowi bliżej i zrozumieć, na jakich zasadach opiera się monitoring wizyjny oraz jakie obowiązki spoczywają na pracodawcach.

Kiedy monitoring wizyjny jest dopuszczalny?

Monitoring wizyjny może być stosowany przez pracodawcę tylko w określonych sytuacjach, gdy jest niezbędny do realizacji konkretnych celów. Podstawowe przesłanki uzasadniające stosowanie kamer w miejscu pracy to:

• Zapewnienie bezpieczeństwa pracowników – kamery mogą pomóc w identyfikacji sytuacji potencjalnie zagrażających zdrowiu lub życiu pracowników. Mogą to być zarówno incydenty związane z naruszeniem porządku, jak i niebezpieczne wypadki.

• Ochrona mienia – monitoring pozwala na zabezpieczenie mienia przed kradzieżą, wandalizmem czy zniszczeniem. Kamery mogą być instalowane w miejscach, gdzie ryzyko takich zdarzeń jest szczególnie wysokie.

• Kontrola produkcji – w niektórych branżach monitoring jest stosowany do nadzoru nad procesem produkcyjnym, aby zapewnić jego ciągłość i jakość.

• Ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa – kamery mogą być używane w celu zabezpieczenia poufnych informacji, których ujawnienie mogłoby narazić firmę na straty.

Warto podkreślić, że stosowanie monitoringu wizyjnego w miejscu pracy musi być proporcjonalne i nie może prowadzić do naruszenia prywatności pracowników. Przepisy prawa wymagają, aby kamery były instalowane w sposób nienaruszający godności pracowników oraz innych ich praw osobistych.

Przepisy kodeksu pracy a monitoring wizyjny

Zasady stosowania monitoringu wizyjnego w miejscu pracy zostały dokładnie uregulowane przez przepisy kodeksu pracy, znowelizowanego w 2018 roku w ramach ustawy o ochronie danych osobowych. Przepisy te precyzują między innymi:

• Przesłanki dopuszczalności monitoringu – kamery mogą być instalowane tylko w określonych przypadkach, które zostały omówione powyżej.

• Obszary, gdzie monitoring jest zabroniony – prawo ściśle określa, gdzie kamery nie mogą być instalowane, aby nie naruszać prywatności pracowników. Zakazane jest monitorowanie m.in. pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek, palarni oraz pomieszczeń związkowych.

• Okres przechowywania danych – nagrania z monitoringu mogą być przechowywane tylko przez określony czas, najczęściej do 3 miesięcy, chyba że stanowią dowód w sprawie o przestępstwo lub inne naruszenie prawa.

Nowelizacja kodeksu pracy wprowadziła również obowiązek informowania pracowników o monitoringu, zarówno przed jego uruchomieniem, jak i w trakcie jego stosowania. Pracodawca musi także oznaczyć obszary monitorowane w sposób czytelny i widoczny, aby każdy miał świadomość, że znajduje się w zasięgu kamer.

Gdzie monitoring nie może być stosowany?

Choć monitoring wizyjny jest narzędziem przydatnym i często niezbędnym, istnieją obszary, w których jego stosowanie jest zabronione. Kamery nie mogą być instalowane w miejscach, które mogłyby naruszać prywatność pracowników, takie jak:

• Pomieszczenia sanitarne – monitorowanie toalet jest niedopuszczalne ze względu na ochronę intymności pracowników.

• Szatnie – kamery w szatniach mogłyby naruszać prywatność, co jest sprzeczne z prawem.

• Stołówki i palarnie – w tych miejscach pracownicy mają prawo do odpoczynku, a ich monitorowanie mogłoby prowadzić do naruszenia ich prywatności.

• Pomieszczenia związków zawodowych – monitorowanie miejsc, gdzie odbywają się spotkania związkowe, mogłoby naruszać zasadę wolności i niezależności organizacji związkowych.

Stosowanie kamer w tych miejscach może być dopuszczalne tylko wtedy, gdy jest to absolutnie konieczne dla zapewnienia bezpieczeństwa lub ochrony mienia. W takich przypadkach jednak, pracodawca musi znaleźć równowagę między koniecznością monitorowania a poszanowaniem prywatności i godności pracowników.

Obowiązki pracodawcy przy stosowaniu monitoringu

Pracodawca, który zdecyduje się na instalację monitoringu wizyjnego, musi spełnić szereg obowiązków, aby jego działanie było zgodne z prawem. Kluczowe obowiązki obejmują:

• Prowadzenie dokumentacji – pracodawca musi dokumentować sposób przetwarzania danych z monitoringu, określając m.in. cele monitoringu, osoby nadzorujące, miejsca instalacji kamer oraz okres przechowywania nagrań.

• Obowiązek informacyjny – pracodawca jest zobowiązany do informowania pracowników o monitoringu najpóźniej na 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. W przypadku nowych pracowników informacja ta musi być przekazana przed rozpoczęciem pracy.

• Oznakowanie obszarów monitorowanych – miejsca, gdzie zainstalowane są kamery, muszą być oznakowane w sposób czytelny i widoczny, aby nikt nie był monitorowany bez swojej wiedzy.

Te obowiązki mają na celu ochronę praw pracowników oraz zapewnienie, że monitoring będzie stosowany zgodnie z zasadami proporcjonalności i poszanowania prywatności.

Monitoring wizyjny a RODO

Oprócz przepisów kodeksu pracy, monitoring wizyjny w miejscu pracy musi być również zgodny z przepisami RODO (Ogólne rozporządzenie o ochronie danych). RODO wprowadza dodatkowe wymagania dotyczące przetwarzania danych osobowych, które mogą być pozyskiwane przez kamery. Zgodnie z tymi przepisami, pracodawca musi m.in.:

• Oznaczyć monitorowane obszary – zarówno teren, jak i pomieszczenia objęte monitoringiem muszą być oznaczone w sposób widoczny i zrozumiały.

• Zarządzać danymi zgodnie z zasadami RODO – pracodawca musi zadbać o to, aby dane z monitoringu były przetwarzane zgodnie z zasadami RODO, co obejmuje m.in. minimalizację przechowywania danych oraz zapewnienie ich odpowiedniego zabezpieczenia.

Monitoring wizyjny w miejscu pracy jest narzędziem, które może przyczynić się do zwiększenia bezpieczeństwa i ochrony mienia, ale jego stosowanie musi być zgodne z prawem i przemyślane. Przepisy prawa, w tym kodeks pracy i RODO, nakładają na pracodawców szereg obowiązków, które mają na celu ochronę prywatności pracowników i zapewnienie, że monitoring będzie wykorzystywany tylko tam, gdzie jest to rzeczywiście niezbędne. Przestrzeganie tych zasad jest kluczowe, aby uniknąć naruszeń prawa i zapewnić pracownikom odpowiedni poziom ochrony ich praw osobistych.