Program do zarządzania dokumentami i archiwizacji dokumentów

Cyfryzacja coraz mocniej wpływa na sposób funkcjonowania firm, niezależnie od ich wielkości i profilu działalności. Wiele procesów, które wcześniej wymagały papierowych formularzy, segregatorów i dokumentów przechowywanych w szafach, można obecnie realizować w formie elektronicznej.

Cyfrowe zarządzanie dokumentami w firmie

Cyfryzacja coraz mocniej wpływa na sposób funkcjonowania firm, niezależnie od ich wielkości i profilu działalności. Wiele procesów, które wcześniej wymagały papierowych formularzy, segregatorów i dokumentów przechowywanych w szafach, można obecnie realizować w formie elektronicznej.

Elektroniczna komunikacja, systemy sprzedażowe, dokumenty cyfrowe oraz narzędzia do ich porządkowania stają się częścią codziennej pracy wielu organizacji.

Jednym z elementów cyfryzacji jest uporządkowanie dokumentacji. W tym celu firmy mogą wykorzystywać program do zarządzania dokumentami, który pozwala gromadzić, porządkować i wyszukiwać pliki w jednym środowisku.

Dlaczego warto cyfrowo zarządzać dokumentami?

Prowadzenie firmy wiąże się z koniecznością obsługi dużej ilości dokumentacji.

Mogą to być między innymi faktury, umowy, dokumenty administracyjne, materiały szkoleniowe, procedury wewnętrzne, dokumentacja pracowników, informacje od kontrahentów czy materiały związane z realizowanymi projektami.

W tradycyjnym modelu pracy część dokumentów przechowywana jest w papierowych segregatorach. Przy większej liczbie materiałów znalezienie konkretnego dokumentu może jednak wymagać dużo czasu.

Cyfrowe zarządzanie dokumentami pozwala przenieść znaczną część tych procesów do środowiska elektronicznego.

Pliki można organizować według kategorii, projektów, działów, klientów lub innych przyjętych kryteriów.

Nie oznacza to, że papier powinien całkowicie zniknąć. Celem może być przede wszystkim ograniczenie drukowania tam, gdzie dokument elektroniczny jest wystarczający.

Program do zarządzania dokumentami jako cyfrowy segregator

Program do zarządzania dokumentami może być cyfrowym odpowiednikiem tradycyjnego papierowego segregatora.

Zamiast papierowych dokumentów użytkownik przechowuje uporządkowane pliki elektroniczne. Dokumenty mogą być przenoszone do odpowiednich folderów, kategorii lub innych struktur organizacyjnych, a następnie wyszukiwane bez konieczności przeglądania całej zawartości fizycznych segregatorów.

Takie rozwiązanie może być pomocne zarówno w małych przedsiębiorstwach, jak i w dużych organizacjach.

Dokumentacja klientów, dostawców, pracowników, projektów czy administracji może być przechowywana w jednym uporządkowanym środowisku.

Przykładem takiego rozwiązania jest LOV111VOL, który łączy organizację dokumentów z funkcjami cyfrowego biura.

Rozwiązanie zostało również zaprojektowane z myślą o pracy lokalnej i offline.

Program do archiwizacji dokumentów

Drugim ważnym elementem cyfrowej organizacji dokumentacji jest program do archiwizacji dokumentów. Jego zadaniem jest uporządkowane przechowywanie plików, które nie są już wykorzystywane na co dzień, ale nadal mogą być potrzebne.

Archiwizacja pozwala oddzielić dokumenty bieżące od materiałów historycznych. Dzięki temu codzienna praca z aktualnymi plikami może być bardziej uporządkowana.

W zależności od potrzeb firmy archiwizowane mogą być między innymi:

• dokumenty administracyjne,

• faktury i dokumenty księgowe,

• umowy i ustalenia z kontrahentami,

• dokumentacja projektowa,

• materiały szkoleniowe,

• procedury i instrukcje,

• dokumenty dotyczące produktów,

• materiały związane z wcześniejszymi projektami.

Odpowiednia struktura archiwum ułatwia późniejsze odnalezienie potrzebnych informacji.

„Informacja to dane, którym nadano znaczenie i cel.”
— Peter F. Drucker, The Coming of the New Organization (1988)

Mniej papieru i lepsza organizacja dokumentacji

Jednym z aspektów cyfrowej transformacji dokumentów jest również ograniczenie niepotrzebnego drukowania.

W tradycyjnym biurze jeden dokument może być kopiowany, drukowany i przechowywany w kilku miejscach.

W przypadku dokumentów elektronicznych można natomiast utrzymywać jedną, dobrze zorganizowaną wersję cyfrową i udostępniać ją zgodnie z przyjętymi zasadami.

Cyfrowe dokumenty zajmują również znacznie mniej miejsca niż papierowe segregatory.

Ma to szczególne znaczenie dla przedsiębiorstw, które przez wiele lat gromadzą duże ilości dokumentacji.

Dlatego cyfrowe zarządzanie dokumentami może być jednym z elementów tworzenia biura ograniczającego wykorzystanie papieru.

Jak można wykorzystać cyfrowe zarządzanie dokumentami?

Sposób wykorzystania programu zależy od charakteru działalności i przyjętej organizacji pracy. System może służyć między innymi do przechowywania:

• dokumentów administracyjnych,

• faktur i innych dokumentów finansowych,

• dokumentów dotyczących klientów i kontrahentów,

• dokumentacji pracowniczej,

• materiałów szkoleniowych,

• instrukcji i dokumentacji produktów,

• dokumentacji projektowej,

• materiałów marketingowych,

• procedur wewnętrznych,

• archiwalnych dokumentów firmowych.

Odpowiednie uporządkowanie plików może ułatwić ich późniejsze wyszukiwanie i ograniczyć czas potrzebny na odnalezienie konkretnej informacji.

Cyfrowa dokumentacja a praca zespołowa

Cyfrowe zarządzanie dokumentami może być szczególnie pomocne, gdy z tych samych materiałów korzysta kilka osób.

W tradycyjnym biurze papierowy dokument może znajdować się fizycznie u konkretnego pracownika.

Inna osoba musi wtedy poprosić o udostępnienie dokumentu lub przygotowanie jego kopii.

W środowisku cyfrowym dokument może być udostępniany zgodnie z przyjętymi zasadami.

W zależności od zastosowanego rozwiązania możliwe jest również określanie dostępu do poszczególnych informacji.

Pozwala to uporządkować sposób pracy z dokumentacją i ograniczyć konieczność tworzenia wielu papierowych kopii.

Cyfrowe zarządzanie dokumentami nie musi oznaczać chmury

Cyfrowe biuro często kojarzy się z usługami działającymi w chmurze. Nie jest to jednak jedyna możliwość przechowywania dokumentów.

Niektóre rozwiązania pozwalają przechowywać dane lokalnie i pracować bez stałego dostępu do internetu. Dla części użytkowników może to być istotne ze względu na organizację pracy oraz sposób przechowywania dokumentacji.

Istnieją również rozwiązania uruchamiane z przenośnych nośników, takich jak USB. W takim przypadku użytkownik może mieć przy sobie dokumenty oraz wybrane narzędzia potrzebne do pracy.

Czy program do archiwizacji dokumentów zastąpi papier?

Nie zawsze. Niektóre dokumenty mogą nadal wymagać formy papierowej, a część organizacji może stosować jednocześnie dokumentację papierową i elektroniczną.

Program do archiwizacji dokumentów nie musi więc całkowicie eliminować papierowych materiałów. Jego rolą może być uporządkowanie dokumentów cyfrowych, ograniczenie liczby niepotrzebnych wydruków oraz ułatwienie dostępu do informacji.

Przejście na cyfrowy model pracy może odbywać się stopniowo. Firma nie musi zmieniać wszystkich procesów jednocześnie.

W pierwszej kolejności można objąć cyfryzacją dokumenty, które najczęściej są wyszukiwane, udostępniane lub archiwizowane.

Podsumowanie

Cyfrowe zarządzanie dokumentacją jest jednym z elementów szerszej transformacji cyfrowej przedsiębiorstw. Program do zarządzania dokumentami może pomóc w porządkowaniu bieżących plików, natomiast program do archiwizacji dokumentów może wspierać przechowywanie dokumentacji, która nie jest już wykorzystywana na co dzień.

Oba podejścia mogą ograniczyć ilość papierowej dokumentacji, ułatwić wyszukiwanie informacji i uporządkować codzienną pracę z plikami.

Najważniejsze nie jest całkowite wyeliminowanie papieru, ale świadome wykorzystanie narzędzi cyfrowych tam, gdzie mogą one rzeczywiście usprawnić organizację dokumentów.

Więcej informacji o cyfrowym segregatorze: LOV111VOL.com