Sprzedaż a wynajem terminali płatniczych – jak zaopatrzyć się w odpowiednie urządzenie dla firmy?

Wielu przedsiębiorców wdrażających obsługę płatności bezgotówkowych musi podjąć decyzję – kupić terminal czy zdecydować się na jego wynajem? Chociaż istnieje możliwość nabycia takiego urządzenia, to w większości przypadków terminale są dzierżawione na określony czas w ramach umowy z agentem rozliczeniowym lub bankiem. Sprawdź, co trzeba wiedzieć o wynajmie terminali!

Terminal płatniczy – zakup czy dzierżawa?

Terminale obsługujące płatności kartą najczęściej są wynajmowane. To standardowa praktyka w branży usług finansowych, pozwalająca przedsiębiorcy skupić się na prowadzeniu działalności bez konieczności inwestowania w kosztowny sprzęt. Wynajem terminali odbywa się poprzez podpisanie umowy z agentem rozliczeniowym – firmą pośredniczącą w realizacji transakcji bezgotówkowych – taką jak PolCard, PayTel czy PlanetPay. Alternatywnie można skorzystać z oferty banku, np. PKO Banku Polskiego. Możliwość zawarcia umowy oferują także sklepy specjalizujące się w sprzedaży urządzeń fiskalnych.

Umowa dzierżawy terminala określa m.in. długość trwania współpracy (najczęściej 12, 24 lub 36 miesięcy), wysokość miesięcznej opłaty, prowizje oraz dodatkowe koszty serwisowe. Po podpisaniu dokumentów przedsiębiorca otrzymuje urządzenie na czas obowiązywania umowy, bez konieczności jego zakupu.

Czy można kupić terminal płatniczy?

Zakup terminala jest możliwy, ale dotyczy wyłącznie urządzeń typu mPOS. To niewielki sprzęt, który łączy się ze smartfonem lub tabletem poprzez Bluetooth. Jest zasilany bateryjnie, dzięki czemu działa w pełni mobilnie i nie wymaga podłączenia do prądu podczas pracy. Z tego powodu często wybierają go przedstawiciele zawodów mobilnych, jak dostawcy, kurierzy czy technicy serwisowi.

Cena urządzenia mPOS wynosi zazwyczaj od 200 do 300 zł, a sprzedaż terminali tego rodzaju prowadzą m.in. sklepy z elektroniką użytkową. Należy jednak pamiętać, że korzystanie z mPOS-a wiąże się z wyższymi kosztami operacyjnymi – prowizja za każdą transakcję może wynieść nawet 2%. W przypadku większej liczby płatności taka forma użytkowania staje się mniej opłacalna w porównaniu z wynajmem klasycznego terminala.

Jak wygląda proces wynajmu terminala krok po kroku?

Decydując się na dzierżawę terminala płatniczego, przedsiębiorca musi przejść przez kilka podstawowych kroków.

Wybierz agenta rozliczeniowego

Pierwszym etapem jest wybór odpowiedniego dostawcy. Można skorzystać z usług firmy zajmującej się obsługą płatności bezgotówkowych, np. PolCard, PayTel czy PlanetPay. Część przedsiębiorców decyduje się również na ofertę banków, które współpracują z agentami rozliczeniowymi i udostępniają terminale w ramach swojej oferty biznesowej. Niestety, tu trzeba uważać na ukryte gwiazdki i haczyki.

Alternatywą są sklepy z urządzeniami fiskalnymi – często posiadają umowy partnerskie z operatorami i umożliwiają natychmiastowe podpisanie dokumentów bez potrzeby kontaktu z centralą firmy. Co więcej, serwisy kas fiskalnych podchodzą do potrzeb klientów indywidualnie. Dzięki swojemu doświadczeniu i znajomości rynku mogą swobodnie porównywać oferty, a często także oferować bardzo preferencyjne warunki wynajmu.

Podpisz umowę

Kolejnym krokiem jest zawarcie umowy o dzierżawę terminala. Dokument ten określa szczegóły współpracy – wysokość opłat abonamentowych, prowizji od każdej transakcji, a także ewentualne koszty serwisowe, instalacyjne lub związane z deinstalacją urządzenia. Umowę można podpisać zdalnie, stacjonarnie w oddziale banku lub bezpośrednio w sklepie partnerskim.

Złóż zamówienie

Po dopełnieniu formalności można złożyć zamówienie na konkretne urządzenie. Przedsiębiorca decyduje, jaki typ terminala najlepiej odpowiada profilowi jego działalności. Wybór obejmuje m.in. urządzenia z łącznością GSM, Wi-Fi lub przewodową, co pozwala na dopasowanie technologii do warunków lokalowych. Decydując się na terminal płatniczy w porozumieniu ze swoim serwisem kas, można liczyć na kompleksowe doradztwo w wyborze modelu, najlepiej dopasowanego do potrzeb.

Odbierz i zainstaluj terminal

Zamówiony terminal dostarczany jest zazwyczaj w ciągu kilku dni roboczych. W zależności od ustaleń instalacją może zająć się technik z firmy dostarczającej sprzęt lub sam użytkownik – w przypadku prostych modeli, instrukcje umożliwiają samodzielną konfigurację. W razie potrzeby dostępna jest pomoc zdalna lub telefoniczna.

Korzystaj z urządzenia

Po uruchomieniu i aktywacji terminala można rozpocząć jego użytkowanie. Sprzęt umożliwia obsługę płatności kartami płatniczymi, telefonami, zegarkami z funkcją NFC oraz innymi metodami bezgotówkowymi. Terminal działa na bieżąco – raportuje transakcje, wysyła dane do agenta rozliczeniowego i pozwala na codzienne rozliczenia sprzedaży.

Dlaczego warto mieć terminal płatniczy?

Posiadanie terminala płatniczego to dzisiaj podstawowy element prowadzenia sprzedaży w wielu branżach. Coraz więcej osób rezygnuje z gotówki na rzecz kart i płatności zbliżeniowych, dlatego brak takiego urządzenia może sprawić, że wiele klientów zrezygnuje z zakupu. Terminal usprawnia obsługę, zmniejsza ilość gotówki w obiegu i ogranicza ryzyko błędów kasowych. W wielu przypadkach ułatwia też prowadzenie ewidencji sprzedaży, szczególnie gdy działa w połączeniu z kasą fiskalną. Warto pamiętać, że terminal można obecnie otrzymać bez opłat w ramach programu Polska Bezgotówkowa, który pokrywa koszty dzierżawy i prowizji przez określony czas.